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なかなか意見や心意が伝わらない…相手にうまく伝える話し方のコツとは?

   


■わかりやすく伝える話し方のコツ

わかりやすく伝える話し方のコツはたった1つ。「結論を最初に伝える」ことです。このことを意識するだけで、話のわかりやすさが格段に変わります。

なぜなら、結論を最初に伝えることで、相手は、話の内容が最初にざっくりと把握できるため、「なるほど、○○のことが言いたいのだな」のように、そのあとの話を安心して聞くことができるからです。

一方、話が分かりにくい場合は、「結論」からではなく、「経過」から話している場合が多いです。

また、結論から先に伝える習慣は、相手に考えを伝える前に、頭の中で、「一言で言うと、何を伝えたいのか」を整理することになります。話す前に内容が整理できるため、話がわかりやすくなるメリットもあります。

■言いたいことを、相手にうまく伝えるための4つのコツ

意外と、「何を」という部分にはこだわっているのに、 「どう」という部分まで気にできていない人も多いのではないでしょうか?

1.気にしていますか? 身だしなみ

コミュニケーションには、
・言語情報
・非言語情報
の2つがあり、
コミュニケーションをとる上で、非言語情報の影響が非常に大きいというものです。(メラビアンの法則)

実に非言語情報(視覚情報や聴覚情報)は コミュニケーションの9割以上に影響を与えるという ことも言われています。

非言語情報の代表格としては、

■視覚情報
服装、身だしなみ
姿勢
表情
身のこなし
体のクセ

■聴覚情報
声の大きさ、はり
トーン
話す速さ

などがあげられます。

確かに、同じ内容を話していても これらが正反対であれば、 受ける印象はまったく違うと思いませんか?

伝えたいことを適切に伝えるための、 手段の1つとして、 身だしなみや声のトーンなどに
気をつけてみても面白いと思います。

2.相手にペースを合わせて会話をしてみましょう

波長が合う人と話せば、心地よく感じ円滑なコミュニケーションをとることが できると思います。

例えば・・・
•相手の話すスピードやトーンを合わせてみる
•相手と同じ言葉を使ってみる
•身振り手振りをあわせてみる
•相手の感情にあわせる
(喜んでいるときは一緒に喜ぶなど)

3.相手を「褒めて」

設定した目標を達成したことを褒める。
•よくやりましたね!
•がんばりましたね。
•さすがですね!

相手の存在を認める。
•髪型を変えたんですか、いいですね。
•毎日、欠かさずセルフケアをしてくれたんですね。
•予約に忘れずきてくれたんですね。

■伝えるコツは5W1H(5W2H)で説明

5W1Hとは、『いつ、どこで、だれが、何を、なぜ』を英単語で書いた場合の頭文字Wの5つと、『どのように』のHで情報を伝えることを言います。5W2Hは、『どのくらい又はいくら』のHを加えたものです。

ビジネスの世界では基本なので、ご存知の方も多いはず。だけど、ビジネスレターで使用していても、話す時には使っていない人が多いのです。

あなたが、説明下手と自分で感じているのであれば、話す時もこの5W1H又は5W2Hを使ってみてくださいね。もちろん、練習は必要ですよ。

話そうと思っている内容を、頭の中で整理してから、声に出して言ってみましょう。それを繰り返すことで、何を言っているかわからないなんて、他人から言われることはなくなります。

■結果や結論が先! 「言いたいこと」を上手に伝える、発言のコツ

話の「肝」は最初に!

「わかりやすく説明しなくちゃ!」と思うと、どうしても前置きが長くなりがちです。しかしそれでは、話の要点がわかりにくくなってしまいます。

「アレがこうしたから、コレがこうなって…。それから○○したので、結局ソレは××になりました」

こうして先に理由やプロセスの述べるのではなく、まずは話の「肝」である「ソレは××になりました」を先に伝えると、本当に大切な部分を、聞き手にしっかり伝えることができます。

ドラマチックに話したい、話にオチをつけて笑わせたい…といったケースは別として、とにかく「伝えたいこと」を正しく伝えたい場面では、原因や経過はあとまわし。先に結果や結論を言うように意識してみましょう。

「○○は××です!」と話の要点を最初に伝えたものの、それから理由・経過の説明をうまく続けられない…。そんなときは、「なぜなら」「たとえば」「もし」「だから」の4つのフレーズを意識すると、話をスムーズに進めることができます。

理由を伝えたいなら「なぜなら~だからです」、仮定の話をして結論を補足したいなら「もし~なら…」とつないでいけば、自然と話をわかりやすく組み立てられます。…

曖昧な発言を避ける

「たぶん」や「~と思う」といった曖昧な言い方は、話の内容を伝わりにくくしてしまいます。こういった曖昧フレーズの連発は自信がなさそうな印象にもつながりますので、発言するときは曖昧フレーズを避け、言い切るように心がけましょう。

また、曖昧な情報を話に盛り込むと、それに伴って曖昧フレーズが増えてしまいます。そのため、自信を持って断言できる内容を選んで話すことも大切です。

「伝えたいこと」をほかの人に正しく伝えるためには、自分自身が「伝えたいことは何か?」をきちんと確認する必要があります。

しっかり相手を見る!

話し手の視線が宙をさまよっていると、聞き手は集中して話を聞いてくれません。できればしっかりと相手の目を見るのが理想ですが、目を見るのが苦手なら、相手の顔のあたりに視線を注ぐだけでもOK。相手の反応も把握しながら話すように意識しましょう。

私自身、あまり話が得意な方ではないため、「それで?」「だから、何が言いたいの?」なんて言われて、悔しい思いをしたことも多々あります。そして恥ずかしながら、以前は「もっとちゃんと聞いてよ!」と、伝わらないことを聞き手のせいにしていました。

しかし、今回紹介したコツを意識しはじめてからは、周囲の反応が少し変わったように感じています。「わかりやすく伝えよう」と工夫すれば、相手も「しっかり聞こう」と努力してくれるのかもしれません。

■自分の意見には根拠をつける

自分の意見を言うならちゃんと根拠や理由を説明すべきです。ただの感覚で、「イヤな予感するからやめよう!」と言っても、だれも乗ってきてくれません。

自分の意見を言うなら、相手を納得させるつもりで臨みましょう。

強気でいけ! って言うんじゃなくて、意思表示するなら相応の責任を持てってことです。適当な意見を言うだけだと、相手を混乱させて面倒くさがられます。

例えを使うのは王道ですね。具体的な数値を上げるのも効果的です。自分のリアルな体験談を引き合いに出すのもOK。

■短い言葉で伝える

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